Mohammad Kausar Sangjaya: Pengelolaan Arsip Tertib Wujud Efektivitas Administrasi Kelembagaan

Tulang Bawang — Koordinator Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Tulang Bawang, Mohammad Kausar Sangjaya menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis sebagai bagian dari upaya mendukung efektivitas administrasi dan tata kelola kelembagaan yang profesional. Hal tersebut disampaikan menyusul keikutsertaan jajaran sekretariat Bawaslu Tulang Bawang dalam Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara daring melalui kanal YouTube, Selasa (26/05). Menurut Kausar, arsip memiliki peran strategis dalam mendukung kelancaran administrasi, dokumentasi kegiatan, serta penyimpanan informasi kelembagaan yang menjadi bagian penting dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

“Arsip merupakan bagian penting dalam administrasi kelembagaan. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis akan mendukung efektivitas kerja, mempermudah pencarian dokumen, serta memperkuat akuntabilitas pelaksanaan tugas kelembagaan,” ujar Kausar.

Ia menjelaskan bahwa tata kelola arsip yang baik tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga menyangkut proses penataan, pemberkasan, dan pengamanan informasi agar mudah diakses ketika dibutuhkan. Menurutnya, pengelolaan arsip yang tidak tertata dengan baik dapat memengaruhi efektivitas pelayanan administrasi dan proses kerja organisasi.

“Arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan proses administrasi dan mendukung pelayanan kelembagaan yang lebih cepat serta efisien. Karena itu, peningkatan kapasitas di bidang kearsipan menjadi sangat penting,” katanya.

Kausar mengapresiasi pelaksanaan bimtek yang digelar oleh Arsip Nasional Republik Indonesia karena memberikan pemahaman teknis mengenai penataan arsip inaktif tidak teratur sesuai standar kearsipan nasional.  Ia menjelaskan bahwa dalam kegiatan tersebut peserta mendapatkan materi mulai dari proses memilah arsip, membuat skema penataan arsip, pendeskripsian arsip, manuver data atau pemberkasan, manuver fisik atau pemberkasan, reboxing, hingga labeling arsip. Menurutnya, materi tersebut sangat bermanfaat dalam mendukung peningkatan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan sekretariat Bawaslu Kabupaten Tulang Bawang.

“Kegiatan ini memberikan pengetahuan teknis yang sangat bermanfaat, khususnya dalam proses penataan arsip agar lebih rapi, aman, dan mudah diakses sesuai kebutuhan kelembagaan,” ungkapnya.

Ia juga mengatakan bahwa hasil akhir dalam penataan arsip inaktif tidak teratur berupa daftar arsip inaktif, daftar arsip duplikasi, serta daftar arsip usul musnah atau serah menjadi bagian penting dalam menciptakan tata kelola arsip yang lebih tertib dan efisien.

Selain itu, Kausar menegaskan bahwa sekretariat Bawaslu Tulang Bawang terus berkomitmen meningkatkan kualitas tata kelola administrasi dan pelayanan kelembagaan melalui penguatan sistem kearsipan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia. Menurutnya, penguatan tata kelola arsip menjadi bagian dari upaya mewujudkan kelembagaan yang profesional, modern, dan akuntabel.

“Pengelolaan arsip yang baik mencerminkan tertib administrasi dan profesionalisme lembaga. Oleh sebab itu, penguatan sistem kearsipan harus terus dilakukan agar mendukung kualitas pelayanan dan tata kelola kelembagaan,” tegasnya.

Momentum keikutsertaan dalam bimtek tersebut, lanjutnya, diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan keterampilan jajaran sekretariat dalam mengelola arsip secara lebih sistematis dan sesuai ketentuan yang berlaku.

“Bawaslu Tulang Bawang akan terus mendorong penguatan administrasi dan pengelolaan arsip sebagai bagian dari komitmen mewujudkan pelayanan kelembagaan yang efektif, transparan, dan akuntabel,” tutupnya.